Aunque no era la primera vez que el equipo de woku procesaba un volumen similar de datos, sí fue un reto por el intensivo ritmo con que se capturó la información.
Para esta tercera versión de Made Inn Conce, los organizadores del festival de innovación más grande del Sur de Chile quisieron conocer detalles de la experiencia de sus diversos públicos, tanto coorganizadores como participantes y asistentes a las tres jornadas masivas y las actividades satélite que se desarrollaron del 6 al 10 de mayo en el Teatro Biobío.
Para esto, contrataron los servicios de woku, una startup local que está revolucionando la forma en que las empresas se relacionan con sus clientes al reemplazar los tediosos formularios de encuestas de satisfacción por simples cuestionarios en que el público puede evaluar, escaneando un código QR, su experiencia muy rápidamente y sus respuestas son sistematizadas a través de inteligencia artificial entregando resultados en tiempo real para una más oportuna toma de decisiones.
“Para nosotros”, explicó Emilio Hernández Veloso, fundador del festival, “fue súper importante este año poder empezar a vincularnos con startups que puedan ser proveedores del Made Inn Conce, esto en línea del relato que queremos impulsar de que no solamente basta con crear instancias de conexión para los emprendedores, sino que también ayudarlos a generar ingresos y ahí es donde nosotros vimos con woku una oportunidad, ya que este año necesitábamos comenzar a medir la experiencia de nuestros asistentes”, .
“Teníamos la expectativa de poder hacer un sistema de evaluación simple y sencillo y capaz de levantar la mayor cantidad de información y, efectivamente, con woku se logró: hoy día tenemos cientos de respuestas de evaluaciones de la experiencia Made Inn Conce”, manifestó Emilio. “Destaco la facilidad de uso que tiene la plataforma, tanto para los usuarios como para quienes la administran”, agregó.
Paula Riquelme Escobar, CEO de woku explicó que, antes de esta edición, en Made Inn Conce “sólo tenían el indicador de la cantidad de asistentes al evento, pero querían una forma de poder medir cómo la gente lo pasaba y habían pensado en hacer la típica encuesta, pero después no iban a tener la oportunidad de analizar correctamente sus resultados”.
Esta colaboración se gestionó a través de IncubaUdeC donde Paula participar en ‘Conectadas’ y, una vez que los organizadores del festival tomaron la decisión de contratar los servicios de woku, acordaron la forma en que se implementaría mediciones periódicas durante toda la semana.
“Les interesaba”, detalló Paula, “medir en el punto de acreditación, por ejemplo, porque se formaba fila y podía ser un proceso engorroso; también tomar las opiniones de los auspiciadores sobre cómo veían el espacio que les daba el evento; y, además, los diversos talleres que se implementaron en paralelo con las charlas. Por último, una medición general para conocer las impresiones de todo el día”.
Tras la última jornada, se envió por correo electrónico una última encuesta con cuyas respuestas ya se pudo sistematizar los resultados de la medición, totalizando más de 1.050, las que se tradujeron en una página web interactiva que woku presentó a Made Inn Conce a forma de informe final. “Es una plataforma súper intuitiva, fácil de operar, de interpretar, con un levantamiento muy fácil de la información, lo que permite sistematizarlo de manera rápida y tomar decisiones críticas para la mejora de la experiencia del evento”, destacó Emilio.
Principales resultados
En total, fueron 32 mediciones, 1.051 respuesta y la apreciación positiva superó el 76 % por parte de participantes y asistentes. “Esto les va a servir mucho a los organizadores, opinó Paula, “para las próximas ediciones, comprometer a más participantes, auspiciadores y que Made Inn Conce pueda seguir creciendo”.
“Las personas destacaron mucho que en Concepción se haga este tipo de eventos”, enfatizó la ingeniera civil industrial, “la calidad de los expositores, actores potentes del ecosistema nacional que tuvieron la oportunidad de escuchar; también (destacaron) mucho las actividades de networking, que en este mismo evento podían conectar con otros emprendedores, conocer más sobre el ecosistema, y también gustaron mucho las mentorías y, sobre todo, los talleres, que es algo que no se había hecho antes y que fue muy potente para esta versión y fue muy bien valorado”.
El punto negativo que más se repitió entre quienes otorgaron una baja valoración en sus respuestas estuvo el frío ambiental de los distintos espacios en que se desarrollaron las actividades. Sin embargo, gracias a woku, esta situación fue capitalizada como una oportunidad. “Gracias a los comentarios que fuimos recibiendo por la plataforma”, explicó Paula, “descubrimos que mucha gente decía que cuando las puertas de la sala principal se dejaban abiertas, entraba mucho frío y se formaba una corriente, entonces, desde ahí empezamos a decirle a los encargados que estaban en la entrada, que sólo abrieran cuando una persona entrara o saliera y así logramos que se mantuviera el calor dentro de la sala”.
“Y esa es una de las ventajas de la plataforma: que puedes recoger la información en tiempo real y actuar”, destacó la emprendedora.